Pre riadenie prístupu k výdaju PHM sú využívané dve identifikačné karty:

• identifikačnú karta vodiča,
• identifikačnú karta vozidla.

Identifikačné karty sú rádiofrekvenčné (bezdotykové) čo zabezpečuje ich dlhú životnosť. Čerpajúca osoba sa po príchode k tankovaciemu automatu zaregistruje kartou vodiča a kartou vozidla. Po overení oprávnenia bude povolené čerpanie.

Používaním dvoch identifikačných karit pri výdaji PHM je zabezpečená evidencia vydaného množstva PHM a zároveň aj evidencia ktorý vodič tankoval do ktorého vozidla. Toto vám poskytuje nástroj na kontrolu vodičov, keďže vodiči sa na vozidlách môžu striedať. V prípade potreby je možné tankovať len na jednu kartu (buď kartu vodiča alebo kartu vozidla).

Systém poskytuje nasledovné výhody:

• zníženie nákladov na obsluhu,

• zníženie nelegálnych únikov PHM,

• možnosť tankovania NON-STOP,

• zníženie agendy – systém poskytuje všetky potrebné prehľady pre evidenciu výdaja PHM (Colný úrad - červená nafta a pod.),

• zjednodušenie celého procesu príjmu a výdaja PHM.

V spracovateľskom programe má majiteľ širokú škálu nástrojov na efektívny manažment pohonných hmôt. Základný programový balík obsahuje tieto tri moduly:

• Zoznamy – zadávajú sa číselníky vodičov, vozidiel, zmluvných firiem - ktoré budú u vás tankovať, prípadne účtovné strediská a tiež druhy používaných pohonných hmôt,

• Prehľady čerpaní – podľa predefinovaného kľúča sa prezerajú vydané pohonné hmoty: podľa osoby, jednotlivých vozidiel či typov vozidiel (napr. za všetky traktory alebo nákladné automobily). Samozrejme je možné vytlačiť hromadný prehľad za všetky vozidlá či externú firmu. Skrátka je možné ľubovoľne kombinovať jednotlivé prehľady za zvolené obdobie pre:

• kontrolu vodičov,
• daňové účely,
• účely colných orgánov,
• evidenčné účely,
• vlastnú potrebu,
• a pod.

• Stavy a nastavenia – nastavujú sa prístupové práva pre jednotlivé osoby, ktoré pracujú so systémom podľa stupňa dôvery, nádrže a iné. Je možné sledovať stav nádrže – príjem a výdaj pohonných hmôt. Systém na základe zadaného množstva prepočítava cenu vydaných PHM dvoma spôsobmi. A to FIFO a priemernou cenou.